Bayangkan Anda diminta mengunggah foto KTP untuk verifikasi atau rekening koran untuk sebuah pengajuan. Tautan unggahnya sudah ada, formulirnya terlihat rapi, dan prosesnya tampak hanya butuh satu menit. Namun sebelum memilih file, ada pertanyaan yang lebih penting: siapa yang akan menerima dokumen itu, untuk apa, dan apa yang terjadi setelah dokumen terkirim?
Dokumen pribadi bisa memuat nama lengkap, alamat, nomor identitas, tanda tangan, hingga rincian keuangan. Sekali diunggah, kendali Anda atas salinannya bergantung pada pengelola layanan tersebut. Tampilan situs yang profesional tidak memberi kepastian bahwa file tidak disimpan atau digunakan di luar tujuan yang Anda setujui. Karena itu, jangan mengunggah dokumen sembarangan. Komdigi juga mengingatkan masyarakat untuk membatasi informasi pribadi yang dibagikan di internet.
Situs tepercaya perlu diperiksa, bukan ditebak
Saat menerima tautan dari email, pesan singkat, atau percakapan, jangan langsung menganggapnya sebagai halaman resmi. Buka situs organisasi melalui alamat yang sudah Anda ketahui atau kanal resminya, lalu cocokkan domain pada halaman unggah. Waspadai ejaan yang hampir sama, subdomain yang membingungkan, atau permintaan mendesak yang memaksa Anda segera mengirim berkas.
Periksa juga apakah alamat memakai HTTPS. Ini membantu melindungi data selama perjalanan ke situs, tetapi bukan bukti bahwa pengelola situs dapat dipercaya. Situs palsu pun bisa memakai HTTPS. FTC menyarankan pengguna memeriksa situs dan kebijakan privasinya, bukan hanya melihat ikon gembok di browser.
Kalau nama organisasi atau tujuan permintaan tidak jelas, berhenti dulu. Hubungi organisasi itu melalui nomor atau situs resmi yang Anda temukan sendiri, bukan kontak yang hanya tercantum dalam pesan mencurigakan.
Cari tahu apa yang dilakukan situs terhadap dokumen Anda
Sebelum mengunggah, luangkan waktu membaca kebijakan privasi. Cari jawaban untuk pertanyaan berikut:
Data apa yang dikumpulkan, dan mengapa dokumen lengkap diperlukan?
Apakah file dibagikan kepada penyedia layanan atau pihak lain?
Berapa lama file disimpan, dan bagaimana cara meminta penghapusan?
Siapa yang dapat dihubungi jika Anda ingin bertanya tentang data tersebut?
Tujuan penggunaan, penerima, dan masa penyimpanan adalah informasi penting untuk dipahami sebelum menyerahkan data pribadi, sebagaimana dicontohkan dalam panduan informasi privasi ICO. Jika jawabannya tidak ditemukan atau terlalu kabur, jangan menganggap file pasti akan dihapus dengan aman. Tunda unggahan dan minta penjelasan terlebih dahulu.
Anda mungkin tidak bisa memeriksa sistem penyimpanan sebuah situs dari luar. Namun, Anda bisa memilih untuk tidak menyerahkan dokumen kepada layanan yang tidak menjelaskan bagaimana file akan digunakan dan disimpan.
Bagikan hanya yang diperlukan
Bahkan pada situs yang Anda percaya, periksa lagi apakah penerima membutuhkan seluruh halaman dan setiap detailnya. Misalnya, suatu formulir mungkin hanya meminta bukti nama dan alamat, sementara dokumen Anda menampilkan informasi lain yang tidak relevan.
Ikuti persyaratan penerima; jangan menutup bagian yang wajib mereka periksa. Namun jika diperbolehkan, tutup detail yang tidak diperlukan sebelum mengirim. Periksa setiap halaman, termasuk halaman tambahan dan bagian kecil di tepi dokumen. Setelah menyiapkan salinan, buka file hasilnya dan pastikan informasi yang perlu dibaca tetap jelas.
Watermark yang menyebut penerima dan tujuan dapat memberi konteks pada salinan. Namun, watermark tidak menggantikan penghapusan detail sensitif dan bukan jaminan dokumen tidak bisa disalahgunakan.
Siapkan dokumen tanpa harus mengunggahnya ke layanan pengolah
Ada perbedaan antara memakai tool untuk menyiapkan dokumen dan mengirim dokumen final kepada penerima. Banyak pekerjaan awal—memindai, menggabungkan PDF, menyensor detail, atau menambahkan watermark—bisa dilakukan langsung di browser.
Di Tools, file dan input diproses pada perangkat Anda. Dokumen dan hasil unduhannya tidak diunggah ke server kami untuk menjalankan tool. Anda juga tidak perlu membuat akun. Untuk menyiapkan salinan, misalnya, Anda dapat memakai Sensor dan Watermark, lalu memeriksa hasilnya sebelum mengirim.
Pilihan ini mengurangi kebutuhan menyerahkan isi dokumen kepada situs pengolah. Namun setelah Anda mengunggah hasilnya ke portal bank, perusahaan, atau layanan lain, kebijakan portal itulah yang berlaku untuk salinan tersebut. Memakai tool yang memproses file secara lokal tidak otomatis membuat situs tujuan aman.
Kami menjelaskan praktik lain secara terbuka dalam Kebijakan Privasi Tools. Situs memakai analitik penggunaan, termasuk cookie, untuk memahami halaman dan tool yang dipakai. Analitik tersebut tidak menerima isi file, teks atau URL yang Anda masukkan, maupun file hasil. Jadi, klaim yang tepat adalah dokumen Anda tidak diunggah untuk diproses oleh Tools, bukan bahwa tidak ada data penggunaan sama sekali.
Biasakan berhenti sejenak sebelum menekan “Unggah”
Periksa penerima dan alamat situs. Pahami tujuan serta lama penyimpanan dokumen. Kurangi informasi yang tidak perlu, lalu tinjau file final. Jika ada yang meragukan, bertanya lebih dulu lebih masuk akal daripada berharap dokumen yang terlanjur dikirim dapat ditarik kembali.
Privasi bukan fitur yang cukup dijanjikan dalam satu kalimat. Privasi terlihat dari pilihan yang diberikan kepada pengguna dan kejelasan tentang ke mana data mereka pergi. Mulailah dengan lebih selektif saat mengunggah, dan gunakan tool yang menerangkan bagaimana dokumen Anda diproses.
